展示会出展の準備はいつから？3ヶ月前〜当日までのチェックリスト
展示会出展の準備は、会期から逆算して積み上げると抜け漏れが起きにくくなります。この記事では、出展が決まってから会期後のフォローまでにやることを、時系列のチェックリストと図解にまとめました。初出展のチームはこのまま、経験のあるチームは自社リストの照合用にお使いください。
準備は「主催者の締切」から逆算する
出展準備でもっとも多いつまずきは、装飾や搬入に関する主催者側の締切に後から気づくことです。出展が決まったら最初に出展社マニュアルを入手し、締切をすべてカレンダーに落としてから、社内の準備をその手前に置いていきます。マニュアルで真っ先に確認する締切は次の6つです。
- 装飾・造作物の申請 — 高さ制限を超える造作や2階建てブースは事前承認制のことが多い
- 電気工事・電源容量の申請 — デモ機・照明の合計容量で申請。後からの増設は割高になりがち
- 搬入出車両の申請 — 大型会場は車両ごとに入場時間枠の指定がある
- 出展社バッジ・駐車券の申込 — 当日スタッフの人数分。締切後の追加は手間がかかる
- 無料招待券・Web招待コードの受け取り — 会期前集客の主武器。配布開始日を確認
- 出展社検索ページの情報登録 — 主催者サイトの自社ページ。来場者が事前に回る先を決める場所
3ヶ月前までにやること
- 出展目的とKPIの決定 — リード獲得か、商談創出か、認知獲得か。目的が決まらないとブースも配布物も決められません
- 出展製品・サービスの決定 — 「全部見せる」ではなく主役をひとつに絞る
- 小間位置の希望提出 — 位置は申込順で決まる場合が多く、早いほど有利です
- ブース施工会社の選定・見積 — 相見積を取るなら遅くともこの時期。パッケージブースを使う場合も仕様確認はここで
- 予算の確定 — 小間料だけでなく総額で管理する（下の費用項目一覧を参照）
| 費用項目 | 金額が確定する時期 | 発注・手配先 |
|---|---|---|
| 小間料 | 申込時 | 主催者 |
| 装飾・施工費 | 3〜2ヶ月前（デザイン確定時） | 施工会社（相見積推奨） |
| 電気工事・備品レンタル | 2ヶ月前ごろ | 主催者指定業者が多い |
| 配布物・ノベルティ | 2〜1ヶ月前（部数確定時） | 印刷会社・制作会社 |
| 運搬費 | 1ヶ月前ごろ | 運送会社（会場指定の場合あり） |
| 人件費・交通・宿泊 | シフト確定時 | 社内＋旅行手配 |
費用項目と確定タイミングの目安。出展料の相場や費用全体の考え方は「展示会出展ガイド」で詳しく解説しています。
2ヶ月前〜1ヶ月前にやること
- 装飾デザインの確定・入稿 — キャッチコピー・パネル・映像。入稿締切は施工会社と主催者の両方を確認
- 配布資料・ノベルティの手配 — 印刷部数は「想定リード数 × 1.2〜1.5」を目安に。足りないより余るほうが安い
- 招待状・案内メールの送付開始 — 既存顧客・休眠リード・商談中の見込み客に。集客は会期前から始まっています
- 説明員の人選と役割分担 — 声かけ担当・製品説明・商談担当・運営係。シフト表もこの時期に
- リード管理方法の決定 — 主催者のバーコードリーダーを借りるか、名刺アプリか、ヒアリングシートか。「その場で30秒で記録できる」ことを基準に選ぶ
この時期のボトルネックは装飾デザインの社内確認です。キャッチコピーは経営層の意見が割れやすいため、「誰の・どの課題を・どうするか」の3要素で複数案を早めに回し、1ヶ月前には印刷・施工に渡せる状態にしておきます。
直前1週間のチェックと持ち物リスト
- 搬入出スケジュールと車両申請の最終確認 — 会場によっては車両待機の時間指定があります
- 当日の連絡網と集合時間の共有 — 説明員全員に小間番号・入館証の受け渡し方法まで伝える
- デモ機材の動作確認 — 会場の電源容量・Wi-Fi有無は事前に主催者へ確認。回線が不安ならオフラインで動くデモを用意
- フォローメールの下書き作成 — 会期後に速く動けるよう、お礼メールの雛形は会期前に作っておく
| カテゴリ | 持ち物 |
|---|---|
| 運営備品 | 名刺（普段の3倍目安）・筆記具・はさみ・養生テープ・結束バンド・延長コード・モバイルバッテリー・ウェットティッシュ・ゴミ袋 |
| リード管理 | ヒアリングシート・バインダー・名刺入れ（回収用）・バーコードリーダー（主催者から借用） |
| 販促物 | リーフレット・ノベルティ・カタログ（商談者用に少部数）・名刺受けスタンド |
| 機材 | デモ機・予備のケーブル類・HDMI変換・モバイルWi-Fi・電源タップ |
| その他 | 常備薬・のど飴・替えのシャツ・折りたたみ台車（搬出で効く） |
会場内のコンビニは混雑し割高です。消耗品は「現地調達しない」前提で揃えるのが安全。
搬入日は「飾り付けを確認する日」ではなく「リハーサルの日」です。装飾の仕上がりとデモの動作確認に加えて、スタッフ全員で立ち位置と声かけの流れを一度通しておくと、初日の午前から動けます。
当日〜会期後にやること
- 朝礼で当日の目標を共有 — リード目標件数と、前日にうまくいった声かけを共有する
- 終礼で日次のリード件数と質を確認 — 翌日の声かけ・立ち位置を調整
- 会期後1〜3営業日でお礼メール — 来場者の記憶が新しいうちに。雛形があれば最終日の夜にも送れます
- 効果測定 — 総費用・有効リード数・商談化数を記録し、リード単価を算出して次回出展の判断材料にする
よくある質問
展示会出展の準備はいつから始めるべきですか？
出展の申込は会期の半年〜1年前、社内準備は遅くとも3ヶ月前が目安です。人気の展示会は小間が早期に埋まるため、出展先の比較・検討はさらに前から始めることをおすすめします。
最低限これだけは押さえるべき準備は何ですか？
「出展目的とKPIの決定」「主催者の締切一覧の把握」「リード管理方法の決定」「フォローメールの事前準備」の4つです。装飾の豪華さより、誰に何を伝えて会期後どう動くかの設計が成果を左右します。
搬入日には何をしておくべきですか？
装飾の仕上がり確認とデモ機の動作確認に加えて、スタッフ全員での通しリハーサル（立ち位置・声かけ・ヒアリングシートの記入練習）まで済ませておくのが理想です。搬入日にリハーサルができるよう、集合時間は施工完了予定の後に設定します。
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