展示会当日のブース運営 — スタッフの役割分担と声かけ

役割分担の基本形 — 立ち位置とセット

展示会において、全員が「なんとなく接客」する状態は避けたいですよね。少人数でも、誰がどの役割をどの立ち位置で担うかを時間帯ごとに決めておくことで、当日の接客数・質ともに改善されます。役割を4つに分けて紹介します。

• ① 声かけ担当

  通路との境界に立ち、最初の声かけと簡単な課題確認を担当します。興味がありそうなら説明員へつなぎ、自分で長く説明しないのがコツです。ブースの成果はこの役割の稼働率で決まることが多く重要な役割です。

• ② 説明員（デモ・製品説明）

  声かけ担当の案内で興味を持っていただいた顧客に対し、デモを見せながら課題を深掘りします。説明しきることより、相手の検討状況・立場を聞き出してヒアリング記録を残すことを優先します。

• ③ 商談担当

  検討度の高い相手との商談と、次のアクション（訪問アポ・オンライン商談・資料送付）の確定を担います。営業経験者や製品責任者に担っていただくことをお勧めします。

• ④ 運営係

  受付・リード情報の回収と整理・備品補充・交代管理を担当します。兼任でも構いませんが、「リード記録の抜け漏れを誰が見るか」は明確にしておきましょう。

声かけ時に気をつけること

• 相手の課題を伺う — 相手の興味を引くためには、業務課題の解決に繋がると認識してもらえるかどうかです
• 通路側を向いて立つ — スタッフが通路に背を向けていると、ブースは「立ち入りづらい空間」になります。体と視線は常に通路（お客様）側に向きましょう
• 手に渡すものを持つ — リーフレットやノベルティを手にしていると、声かけの成功率が上がります
• 断られて当たり前と決めておく — 声かけの大半は断られます。「何十回声をかけて数人止まれば十分」とチームの前提を揃えておきます
• スマホを見ない・座らない — 当たり前のようで、疲れたり、出展運営に慣れが出るとやってしまいがちな行動です。休憩は必ずブースの外で行いましょう

シフトの組み方

立ったままの接客は想像以上に消耗します。集中力が切れたスタッフが対応することが無いよう、2時間ごとに休憩を挟んだり、役割を交代しながら進めるなど、スタッフの状態を見ながら運営しましょう。たとえば、4人体制なら、次のような回し方になります。

アルバイトを雇うなどしている場合は、説明員・商談担当は自社メンバー、声かけ担当をアルバイトの方にお願いするとよいでしょう。

初日に会場の人の流れ（セミナーの前後・昼休み明けに波が来るなど）を観察し、2日目以降のシフトの厚みを調整すると効率が上がります。

朝礼・終礼で日次改善する

大規模な展示会は一度の出展に2〜3日続くことが多く、初日の学びを翌日に反映できるかで成果が変わります。朝礼では当日の目標件数と、アポが入っている時間帯・対応者を共有します。終礼は15分程度。

• 当日の実績共有 — 目標に対する進捗や特筆事項を共有する
• 成果に繋がるポイントを伝える — うまくいった声かけや、止まりの悪い立ち位置など、具体的なフレーズと場所を共有し翌日に備える
• 翌日の連絡事項の共有 — 翌日のシフト体制や集合時間を伝える

この振り返りの記録は、展示会後の効果測定と次回出展の改善材料にもそのまま使えます。